• Общее руководство и организация административного отдела. Все работает как надежный, отлаженный механизм, без участия собственника или управляющего клиники
• Формирование команды квалифицированных администраторов (найм, адаптация, обучение и контроль сотрудников)
• Создание регламентов и стандартов по работе административного отдела: прием оплат, распорядок дня, работа в программе автоматизации, регламент действий администратора в присутствии пациента (сервис)
• Создание базы знаний для эффективной работы административного отдела: ответы на любые возможные вопросы пациентов, сценарий диалога с пациентом во время входящего звонка в клинику (скрипт)
• Контроль за соблюдением регламентов, стандартов и скриптов
• Прослушка входящих звонков. Обсуждение ошибок на собрании административного отдела.
• Организация обзвона базы прошлых пациентов
• Ежемесячное ведение статистик по проведенным диалогам на входящем звонке. Сколько разговоров состоялось у каждого администратора – сколько пациентов дошло после них на первичную консультацию.
• Расчет премий сотрудников административного отдела
• Организация жизнедеятельности клиники: взаимодействие с внешними контрагентами, заказ канц товаров и тд.
• Личный прием звонков и работа с пациентами внутри клиники